○西目屋村文書管理規程
平成13年12月21日
規程第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めのあるものを除くほか、西目屋村役場本庁(以下「本庁」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程で「文書」とは、本庁において収受し、発送し、又は保管するすべての書類、冊子その他の物件をいう。
2 この規程で「課」とは、西目屋村課設置条例(昭和56年条例第6号)で規定する課及び室をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。
(文書取扱いの責任区分)
第4条 文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 受領、配付、発送 総務課
(2) 起案、合議、決裁、浄書、校合、受付、整理、保管、保存及び廃棄 主管課
(閲覧等の制限)
第5条 文書は、法令等に特別の定めがあるもの又はあらかじめ課長以上の職にある者の承認を得た場合を除くほか、職員以外の者に閲覧させ、又は写しを与え、若しくは持ち出しをしてはならない。
(帳票等)
第6条 文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、次に掲げるところによる。
(1) 帳票等
ア 文書管理簿(様式第1号)
イ 特殊文書収受簿(様式第2号)
ウ 金券収受簿(様式第3号)
エ 起案用紙(様式第4号)
オ 郵便物発送依頼書(様式第5号)
カ 文書保存目録(様式第6号)
(2) 印
ア 文書収受印(様式第7号)
イ 決裁伺印判(様式第8号)
2 主管課長は、必要があると認めるときは、特定の事務専用の文書管理簿を作成することができる。
(文書の記号及び番号)
第7条 一般文書で発送を要するものは文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を、収受文書には文書番号を付さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号等を付すことが適当でないものについては、この限りでない。
2 前項の文書記号は、「西○」(西の次に主管課名の頭文字を付す。)の記号を付するものとする。
3 文書番号は、文書管理簿により付し、会計年度間を通じて順次一連番号とする。ただし、同一事案に関する文書の文書番号は、同一番号とする。
4 発送文書のうち軽易な文書については、文書番号にかえて「号外」の文字を付することができる。
(条例等の記号及び番号)
第8条 条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号を付さなければならない。
2 前項の番号は、当該条例、規則、告示及び訓令の公布の順序に従い、暦年による一連番号により付すものとする。
(1) 親展、書留その他秘扱いの表示のある文書 封筒の表面に収受日付印を押印し、特殊文書収受簿に必要事項を記載したうえ、直接名あて人に配付し、受領印を徴する。
(2) 金券、有価証券及び現金書留 金券収受簿に記載し、会計管理者又は直接名あて人に配付し、受領印を徴する。
2 前項の文書で収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものと認められるものは、当該文書に収受時刻を記載し、取扱者の認め印を押印しなければならない。
3 2以上の課に関係のある文書は、総務課において、最も関係の深いと認める課に配付するものとする。
(収受文書の返還等)
第10条 本庁に到達した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。
(送料未納等の文書)
第11条 送料未納又は不足の文書は、総務課長が認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(主管課における文書の受付)
第12条 主管課長は、文書の配付を受けたときは、当該文書の余白に収受日付印を押印したうえ、文書管理簿に必要事項を記載し、当該文書に文書番号及び第25条で規定する保存年限を記載するものとする。ただし、軽易又は文書管理簿に記載する必要がないと認められるものについては、この限りでない。
(主管課における文書の処理)
第13条 主管課長は、配付された文書について、課員に回覧し、自ら処理するものを除くほか、当該事務の担当者に処理方針及び処理期限を示してすみやかに処理させなければならない。
2 主管課長は、前項の規定にかかわらず、配付された文書のうち重要なものは、課員に回覧する前に、副村長又は村長の閲覧及び指示を受けなければならない。
3 主管課長は、2以上の課に関係のある文書が配付されたときは、すみやかにその写しを関係課長に配付するとともに、その処理にあたって合議しなければならない。
4 主管課長は、配付を受けた文書で自課の主管に属さないものは、直ちに総務課に返付しなければならない。
(起案文書の作成)
第14条 起案文書は、起案用紙を用いて作成しなければならない。ただし、定例的な報告又は軽易な照会、回答、通知、依頼等の文書の起案は、決裁印判を用いることができる。
2 起案文書には、必要により起案の要旨及び理由を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類を付記し、又は添付するものとする。
(回議、決裁及び合議)
第15条 起案文書は、担当者から関係課員に回議して、主管課長に提出しなければならない。
2 主管課長は、案を審査し、専決事項に属するものは決裁し、その他のものは副村長又は村長に提出しなければならない。
3 他の課に関係のある起案文書は、主管課長の決裁を経た後、当該関係課長に合議しなければならない。
(持ち回り)
第16条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの、事案が緊急を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
(総務課長への合議)
第17条 次に掲げる起案文書は、総務課長に合議しなければならない。
(1) 村議会の議案その他の案件に関するもの
(2) 条例、規則及び訓令の制定改廃に関するもの
(決裁年月日の記載)
第18条 最終決裁になった起案文書には、主管課において決裁年月日を記載するものとする。
(浄書)
第19条 発送を要する文書は、浄書し、及び校合し、又は起案文書を複写するものとする。
2 浄書した者又はその文書を校合した者は、起案用紙の該当欄に認め印を押印しなければならない。
(主管課における文書の施行手続)
第20条 発送を要する文書には、第7条第1項ただし書及び同条第4項で規定するものを除き、主管課において文書管理簿に必要事項を記載し、当該文書に文書記号等を記載しなければならない。
(公印の押印等)
第21条 発送を要する文書は、公印を押印し、起案文書と契印しなければならない。ただし、当該文書が軽易な文書であって印刷又は謄写に付したものであるときは公印又は契印の押印を、契約書、感謝状、書簡等の文書及び公印の印影刷込文書であるときは契印の押印を省略することができる。
2 公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、賞状等でその交付等の日時、場所その他の関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、総務課長の承認を経て、事前に押印することができる。
(公印の使用)
第22条 公印の使用については、西目屋村公印規程(昭和41年告示第46号)の定めるところによる。
(発送等)
第23条 文書の発送は、郵便によるものにあっては総務課において、その他のものにあっては主管課において行うものとする。ただし、総務課において発送すべき文書で緊急を要するものについては、主管課において直接発送することができる。
2 総務課において発送する文書は、主管課において封かんし、速達その他特殊扱いのものはその表示をしたうえ、郵便物発送依頼書を添付して総務課に回付しなければならない。
(保管)
第24条 事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)は、主管課において整理し、保管するものとする。
(保存年限)
第25条 前条の保管期間を経過した文書のうち、保存を要するものにあっては、次の保存年限により区分し保存するものとする。
(1) 永年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
(保存年限の基準)
第26条 永年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 条例、規則、訓令その他例規の原議文書
(2) 重要な事業計画及びその実施に関する書類
(3) 村の沿革に関する書類
(4) 議会の会議録、議決書等重要書類
(5) 所轄行政庁の令達、通牒その他特に重要な書類
(6) 不服申立、訴訟及び異議の申立に関する書類
(7) 重要な契約書
(8) 任免、賞罰に関する重要書類
(9) 財産、公の施設及び村債に関する重要書類
(10) 学校その他重要な機関の設置、廃止に関する書類
(11) 隣接市町村との境界変更及び配置分合等に関する書類
(12) 事務引継に関する書類
(13) その他重要にして永年保存の必要があると認める書類
2 10年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 歳入簿、歳出簿及び消滅時効が5年を超える債権に係る歳入歳出の証拠書類その他出納に関する重要な書類
(2) 行政執行上必要な統計資料に関する書類で、10年保存の必要があると認めるもの
(3) その他10年保存の必要があると認める書類
3 5年保存に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 主な行政事務の施策に関する書類
(2) 行政執行上参考となる統計資料に関する書類で5年保存の必要があると認めるもの
(3) 村税等各種公課に関する書類
(4) 金銭出納に関する書類
(5) その他5年保存の必要があると認める書類
4 3年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 申請、願、届、上申、報告、調査及び照復等の文書で5年保存の必要のないもの
(2) その他3年の保存を必要と認める文書
5 1年に属するものは永年、10年、5年及び3年に属しない書類とする。
(保存年限の始期)
第27条 保存年限は、文書完結の翌年度から起算する。
(保存方法)
第28条 主管課長は、保存文書を会計年度ごとに、書目名並びに保存年限別に区分し、かつ、完結年月日順に整理したうえ、製本し、又は必要に応じ保存ケース若しくは保存箱に収納し、書庫に収蔵しなければならない。
2 主管課長は、保存文書目録を作成し、保存文書を適切に保存管理しなければならない。
(保存文書の閲覧等)
第29条 保存文書は、法令等に特別の定めがあるもの又はあらかじめ課長以上の職にある者の承認を得た場合を除くほか、職員以外の者に閲覧させてはならない。
2 職員が保存文書を閲覧しようとするときは、当該文書の主管課長の承認を得なければならない。
3 前項の規定により保存文書を閲覧した者は、これを転貸し、取り換え、若しくは訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。
(廃棄)
第30条 主管課長は、完結文書の保存年限が満了したときは、保存文書目録に必要事項を記載したうえ、廃棄処分するものとする。
2 保存期間が満了しない文書であっても、主管課長において保存の必要がないと認めたものは、廃棄処分することができる。
(廃棄方法)
第31条 主管課長は、前条の規定により文書を廃棄処分しようとするときは、廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のある内容が記載されてあるもの又は印章を悪用されるおそれのあるものについては、削除、裁断、焼却等の処理をしなければならない。
(出先機関の文書取扱い)
第32条 出先機関における文書事務の取扱いについては、この規程に準じて行わなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、出先機関の長は、あらかじめ村長の承認を得て文書事務の取扱いについて特別の定めをすることができる。
附則
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月14日規程第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日規程第2号)
この規則は、令和2年4月1日から施行する。
